Dokumenty kadrowe zajmują szczególne miejsce w firmowym archiwum. Po pierwsze dlatego, że trzeba je przechowywać minimum 10 lat, a więc stosunkowo długo. Po drugie, ze względu na to, że zawierają dane osobowe (w tym dane wrażliwe), wymagają specjalnej ochrony. Sprawdź, jak wypracować kompleksowe podejście do przechowywania akt pracowniczych.
Archiwizacja dokumentów pracowniczych – na czym polega i jak długo trwa?
Akta osobowe pracowników przechowujemy 10 lat, jednak w przypadku najstarszych wciąż obowiązuje termin 50-letni. Ustawodawca od 2019 roku dopuszcza archiwizację zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy czym nie wskazuje na konkretną z nich. Nakazuje natomiast zachowanie szczególnych zasad bezpieczeństwa. Dokumenty pracownicze zawierają dane osobowe zwykłe (imię, nazwisko, adres zamieszkania), ale też wrażliwe (dokumentacja dotycząca badań okresowych czy przynależności do związków zawodowych). Dlatego akta pracowników powinny być archiwizowane w taki sposób, aby nikt niepowołany nie miał do nich dostępu. Jak to zrobić? Dowiesz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/!
Jak wypracować kompleksowe podejście do przechowywania dokumentów kadrowych?
Przechowywanie dokumentów kadrowych w swojej naturze jest skomplikowane, m.in. ze względu na długi okres archiwizacji Należy zadbać nie tylko o jakość akt (zwłaszcza tych papierowych), ale również skupić się na zasadach bezpieczeństwa. Aby osiągnąć cel, do problemu powinniśmy podejść kompleksowo. Oznacza to konieczność:
- powierzenia dokumentów kadrowych wyłącznie osobom upoważnionym,
- zastosowania najnowszych rozwiązań technologicznych (np. systemów umożliwiających prowadzenie e-teczek),
- opracowania i wdrożenia zasad archiwizacji akt osobowych.
Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej leży w gestii działu kadr, jednak w archiwizacji mogą Ci pomóc specjaliści z Rhenus Office Systems Poland. Zapoznaj się z pełną ofertą https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-kadrowe/ i odciąż swoją firmę w kwestiach administracyjnych.
Bezpieczeństwo danych i optymalizacja procesu archiwizacji
Ze względu na to, że akta osobowe pracowników przechowujemy stosunkowo długo, konieczne jest wypracowanie odpowiednich zasad w celu optymalizacji procesu. Dzięki temu nie będzie on pochłaniał wysokich kosztów, a jednocześnie będzie przebiegał w zgodzie z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych. Samodzielne przechowywanie dokumentów jest wymagające i czasochłonne, co stanowi kolejny argument, by skorzystać z pomocy ekspertów.